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Description de la salle

ATTENTION pour toute réservation contacter la mairie, aucune réservation n’est possible depuis le site.. la salle et les annexes seront mises à disposition en parfait état de propreté et de fonctionnement, (après nettoyage par le personnel municipal). Il appartiendra aux utilisateurs de laisser les locaux dégagés de tout matériel, vaisselle, dans le container aménagé contre la clôture du stade).

Tarifs de location

REGLEMENT INTERIEUR **********   DISPOSITIONS GENERALES   Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être mis à disposition et utilisé le Foyer des Sociétés.   C’est une  salle polyvalente pouvant accueillir un public maximum de 65 personnes qui est équipée d’un coin cuisine avec 2 frigos et 1 congélateur, 75 chaises et 20 tables.   Ce bâtiment est réservé aux associations, à l’école et aux administrés de la commune. Les conditions financières sont définies par une délibération du conseil municipal en date du 28 janvier 2011.   La location pour le week-end du samedi matin 10 heures au dimanche soir 18 heures est consentie pour la somme de 225,00 € recouvrée par le Receveur Municipal.   PRINCIPES DE MISE A DISPOSITION   Article 1 – mise à disposition :   L’utilisateur doit au préalable faire une demande de réservation auprès des services municipaux chargés par le Maire de gérer le planning, au plus tard trois mois avant le jour de l’utilisation. La décision sera validée par Monsieur le Maire et transmise à l’utilisateur dans les meilleurs délais.   Article 2 – principes de mise à disposition :   Après accord de la mise à disposition du Foyer des Sociétés, l’utilisateur devra se rapprocher des services municipaux en charge du dossier de location pour la marche à suivre (remise des clefs, paiement, consignes de sécurité, etc …)   -         Un chèque de caution de 200 € libellé à l’ordre du Trésor Public, pour tout désordre, dégradation, détérioration, qui pourrait intervenir ; -         Un chèque de 225,00 € pour la location de la salle, libellé à l’ordre du Trésor Public ; -         Une acceptation du règlement par le responsable de la réservation qui signera le règlement ; -         La fourniture d’une copie de l’attestation d’assurance responsabilité civile ; -         Un justificatif de domicile ; -         Un état des lieux et un inventaire du matériel contradictoires entre le représentant de la collectivité et le responsable de la réservation, suivis de la remise des clefs ; -         La communication à l’occupant par le représentant de la collectivité, des consignes de sécurité et des accès aux différentes commandes des équipements de l’immeuble qui le désignera responsable de la sécurité de la salle pendant la durée d’occupation.   UTILISATION :   Article 3 – horaires :   L’accès sera conforme aux horaires et jours prévus lors de la demande de mise à disposition et en l’absence de dérogation ne pourra en aucun cas dépasser 2 heures du matin conformément à l’arrêté préfectoral du 2 février 2004.   Article 4 – dispositions particulières :   S’agissant d’un local festif et de réunions, il ne pourra pas être utilisé pour des activités sportives autres que celles qui se traduisent par de simples exercices au sol.   Le Maire se réserve le droit d’utiliser prioritairement la salle du Foyer des Sociétés pour une occupation liée à la vie municipale ou de fermer l’équipement pour y réaliser des travaux.   La sous-location ou mise à disposition de tiers est formellement interdite.   Le signataire acceptant ce règlement sera le responsable de la manifestation, et devra être présent dans l’établissement pendant la durée.   Tout incident qui surviendrait pendant la durée de mise à disposition relèvera de la responsabilité de l’occupant. La responsabilité de la commune de SAINTE HELENE est en tout point dégagée.   L’utilisateur est le responsable désigné et doit se conformer aux règles d’ordre public habituelles, relatives à la sécurité, la salubrité et l’hygiène. Il est également responsable de la protection des mineurs.   L’utilisateur devra également se conformer aux obligations édictées par la SACEM en cas de diffusion musicale.   L’utilisateur devra se conformer aux déclarations préalables lors de l’installation d’une buvette.   L’utilisateur devra également se conformer aux déclarations nécessaires pour l’accueil d’agents du spectacle.   Les utilisateurs sont tenus de faire régner la discipline à l’intérieur des locaux.   Pour éviter les nuisances sonores pour le voisinage, l’utilisateur a la responsabilité : . de veiller dans le cas d’une animation musicale à laisser fermées toutes les portes après 22 heures ; . de réduire l’intensité sonore des matériels utilisés pour l’animation pour éviter les nuisances occasionnées au voisinage, en particulier après 22 heures ; . de recommander aux participants à la soirée d’éviter les manifestations bruyantes sur les voies publiques, pendant et surtout, à la fin de la manifestation (démarrage des voitures) ; Le respect de ces dispositions prises dans l’intérêt général conditionne le renouvellement ou non de la mise à disposition.   Article 5 – utilisation des locaux   L’utilisation des locaux est soumise au respect des consignes suivantes :   Interdiction d’installer tous systèmes de fixation sur les murs et boiseries, les plafonds, les faux-plafonds Interdiction d’utiliser le mobilier à l’extérieur du bâtiment Interdiction de procéder à quelconque modification sur les réseaux ou sur les installations et organes de sécurité. L’office permet seulement de tenir à disposition les mets préparés à l’extérieur (traiteur notamment) ; ce n’est pas un lieu de confection de repas. Interdiction d’utiliser du gaz en bouteille dans l’ensemble de l’immeuble. Il est conseillé l’utilisation de sacs plastiques pour stocker les déchets et balayures et de les déposer dans les conteneurs mis à disposition dans le local des poubelles. Les utilisateurs doivent procéder au tri sélectif Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourrait entraîner l’expulsion des contrevenants, la suspension provisoire ou définitive d’une manifestation et du créneau de mise à disposition des locaux.   Article 6 – vols :   La commune décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradation des biens et effets personnels des occupants de la salle qui pourraient survenir pendant la manifestation tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’immeuble.   Article 7 – Organisation de la sécurité :   L’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité incendie liées au fonctionnement de l’immeuble et s’engage à les respecter. L’utilisateur reconnaît avoir constaté l’emplacement des dispositifs d’alarmes, des moyens de lutte contre l’incendie, des plans d’évacuation et la localisation des issues de secours, des vannes du réseau gaz et des coupures électriques.   Toute installation de dispositif de sonorisation doit être impérativement raccordée à la prise de courant prévue à cet effet conformément aux directives données par le représentant de la collectivité.   FIN DU CONTRAT   Article 8 – Vérifications :   L’utilisateur doit s’assurer de laisser les lieux dans l’état où il les a trouvés à son arrivée :   Lumières éteintes après départ Récupération de tout ce qui lui appartient Nettoyage en fin d’utilisation (salle, cuisine, toilettes, mobiliers) Rangement des chaises, tables et tout matériel qu’il aurait utilisé Vérification de la fermeture de toutes les portes La salle devra être balayée. Les locaux utilisés seront rendus propres. A cette fin, des balais, serpillières, et pelles seront mis à disposition des utilisateurs. Le mobilier et le matériel mis à disposition devront être nettoyés correctement. En cas de perte ou de détérioration des clés, il sera procédé au changement de toutes les serrures de la salle. Pour le recouvrement des frais, il sera fait application des dispositions de l’article 9.   Article 9 – remise des clés :   La remise des clefs se fera le samedi matin à 9 heures (précises) au foyer des Sociétés avec un état des lieux Le dépôt des clefs se fera le lundi matin à 9 heures 30 au plus tard en mairie.   Article 10 – dégradations éventuelles :   Dans le cas de dégradations constatées à la remise des clés, les dégâts seront évalués par la collectivité et le montant sera retenu sur la caution. Le preneur en sera informé et aura la possibilité le lundi matin de venir vérifier les dégradations.   En cas de détérioration supérieure à la caution, la différence sera mise en recouvrement par Monsieur le Receveur Municipal de la recette perception de Castelnau de Médoc, selon la procédure et les voies normales de recouvrement en la matière.   Les chèques de dépôt de garantie ne seront restitués qu’après le règlement complet par le locataire des montants facturés.   Fait et délibéré par le Conseil Municipal de SAINTE HELENE dans sa séance du 28 janvier 2011.   Nom et cachet de l’utilisateur                                                Le Maire, Date et signature précédées de la                                                                   Yves LECAUDEY  mention « lu et approuvé pour validité du …..au….. »

Informations utiles

Veiller dans le cas d'une animation musicale à laisser fermées toutes les portes après 22 heures. Réduire l'intensité sonore des matériels utilisés pour l'animation pour éviter les nuisances occasionnées au voisinage, en particulier après 22 heures. Demander aux participants à la soirée d'éviter les manifestations bruyantes sur les voies publiques, pendant et surtout, à la fin . Le respect de ces dispositions prises dans l'intérêt général conditionne le renouvellement de la mise à disposition.